El lugar de un recaudador de fondos en el cielo
Guía de inicio rápido:
- El lugar de un recaudador de fondos en el cielo
- Introducción
- 6 razones por las que la gente hace donaciones a organizaciones sin ánimo de lucro
- Redactar una carta de solicitud
- Solicitud de artículos autografiados por correo
- Cómo calcular los ingresos
- Cómo registrar todos los gastos
- Cómo tratar a famosos y personalidades
- Cómo elegir fecha y lugar
- Ejemplos de subastas de autógrafos de famosos en directo y en silencio
- Lista de control final y consejos
- Cómo hacer una invitación memorable
- Cómo empaquetar sus artículos autografiados
- Quiénes somos
Un hombre llamó a las puertas celestiales,
Su rostro estaba lleno de cicatrices y era viejo.
Se presentó ante el hombre del destino
Para ser admitido en el redil.
'¿Qué has hecho,' preguntó San Pedro,
'para ser admitido aquí?'
'He sido un recaudador de fondos, Señor,' dijo,
'Por muchos y muchos años.'
Las puertas perladas se abrieron de par en par;
San Pedro tocó su campana.
'Entra y escoge tu arpa,' dijo,
'Has tenido tu parte del Infierno.'
Introducción
Organizar una subasta de autógrafos de famosos es una excelente manera de recaudar fondos para su organización.
A los famosos les encanta donar fotos autografiadas y recuerdos a causas nobles, sobre todo si les importan mucho.
Este informe exclusivo le mostrará cómo planificar, llevar a cabo y celebrar con éxito una subasta de autógrafos de famosos.
Según los expertos, las razones más comunes por las que la gente contribuye a organizaciones sin ánimo de lucro son:
- Querer sentirse generoso
- Querer cambiar el mundo
- Querer ser compasivo
- Deseo de pertenencia (o cumplimiento del deber)
- Deseo de bienestar
- Deseo de reconocimiento
6 razones por las que la gente hace donaciones a organizaciones sin ánimo de lucro
Recuerde estas seis razones cuando elabore sus solicitudes de donativos a donantes y personalidades.
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Redactar una carta de solicitud
Para empezar a crear su carta de solicitud, escriba un par de párrafos sobre:
- La historia de su organización
- Servicios que ofrece su organización
- Principales logros de su organización
- Testimonios, reseñas o citas de otras personas que se hayan beneficiado de su organización.
A continuación, escribe sobre cada uno de los temas siguientes:
- La filosofía o mantra de su organización (cómo y por qué presta servicio)
- Cómo se relaciona su organización con otras organizaciones (a nivel local, nacional o internacional)
También puedes añadir lo siguiente:
- Fotos del trabajo de su organización
- Gráficos o mapas que muestren el crecimiento de su organización
- Una visión general del presupuesto y las finanzas de su organización, especialmente si están saneados.
- Cualquier otra información sobre su organización, incluidos los premios recibidos, las publicaciones en las que ha aparecido, etc.
Por último, debe indicar claramente cómo puede alguien donar a su organización:
- Donación de un artículo autografiado para la subasta
- Actuar como subastador u orador invitado en la subasta
- Contribuir con publicidad, anuncios en la radio, testimonios escritos, etc., para ayudar a publicitar y llamar la atención sobre la subasta y la organización.
También debe mencionar lo que la persona célebre recibirá después de donar, por ejemplo
- Una mención en el boletín o el sitio web de su organización
- Un listado como patrocinador en el programa de la subasta
- Una taza de café, una camiseta, un premio, etc., como muestra de agradecimiento.
- Menciones positivas a la prensa por parte de la organización sobre la ayuda del famoso
Solicitud de artículos autografiados por correo
En primer lugar, necesitarás una fuente precisa de información de contacto de famosos como Contactar con cualquier famoso.
Su sitio web ofrece una base de datos en línea en la que se pueden realizar búsquedas completas con información de contacto de más de 59.000 famosos, incluidos el agente, el representante, el publicista, la productora, el abogado, el director comercial y las causas benéficas de cada uno de ellos.
Si no encuentra la celebridad que busca, la investigarán gratuitamente y le avisarán cuando la información se haya actualizado en su base de datos.
Incluso te devolverán cincuenta y cinco céntimos por cada carta devuelta que recibas por correo, si es que recibes alguna.
(Emplean a investigadores a tiempo completo que actualizan diariamente la base de datos).
El publicista del famoso es el mejor contacto para enviar la carta de solicitud.
Si el famoso no tiene publicista, la siguiente opción es el representante y, como último recurso, el agente.
Véase también Saber quién hace qué
El publicista se encarga de dar a conocer positivamente a los famosos, por ejemplo vinculándolos a una buena causa (¡la tuya!).
El director asesora sobre la elección de carrera (y a veces también se encarga de la publicidad).
Por el contrario, al agente sólo le interesa conseguir un trabajo remunerado para el famoso, como un papel en una película, un programa de televisión, una aparición en directo, un contrato para un libro, etc.
Asegúrese de enviar la carta de solicitud con el membrete oficial de su organización.
También es mejor incluir un sobre de 9×12 con su dirección y franqueo.
De este modo, es mucho más fácil que el famoso responda con prontitud.
Puede solicitar una foto autografiada de la subasta de su organización o enviar su foto sin firmar para que se la autografíen.
¿Cómo se inicia una campaña de publicidad directa? He aquí un resumen:
1. El sobre
¿Qué hará que el famoso (o su ayudante) quiera abrirlo?
¿Tiene un titular interesante o una foto?
¿Menciona un regalo?
Se supone que el nombre del destinatario impreso en letras grandes llama la atención.
Un sello de verdad (aunque sea un sello a granel sin ánimo de lucro) hace que la carta parezca más personal.
De lo que se trata es de abrir esos sobres.
2. La Carta
Una carta de publicidad directa debe ser clara y oportuna.
No debe ser melodramático, sino generar una respuesta emocional.
Para ello, incluya anécdotas e historias sobre personas reales (o animales, o cualquiera que sea su causa).
Combine párrafos y frases largas y cortas.
Siga un párrafo largo con una sola línea en negrita e incluso subrayada.
Esta técnica atrae la atención del lector hacia los puntos que desea destacar.
Quiere que los lectores comprendan que su organización sin ánimo de lucro tiene un objetivo urgente pero razonable y alcanzable. Quiere que el lector sepa que, al unirse a su causa, se está uniendo a un ganador.
Incluya una Posdata después de la firma.
Los expertos en marketing afirman que la mayoría de la gente lee la Posdata antes que la primera línea de la carta.
Presupuestación de eventos
El objetivo de una subasta de autógrafos de famosos es ganar lo suficiente como para superar el coste total, ¡esperemos que mucho!
¿Cómo se asegura de que esto ocurra?
A continuación se ofrecen algunas ideas:
Es importante comenzar el proceso de planificación con antelación, incluso un año antes del evento. Debe empezar a escribir a famosos para conseguir artículos autografiados en cuanto usted o su comité decidan que celebrar una subasta de autógrafos de famosos es una idea buena y rentable.
Cómo calcular los ingresos
Intente crear su subasta de autógrafos de famosos para producir ingresos de múltiples maneras.
Por ejemplo, venta de entradas para la subasta y publicidad en los programas impresos, patrocinios en el acto, etc.
Las categorías estándar de ingresos por eventos incluyen:
- Venta de entradas individuales
- Tabla de ventas del grupo
- Donaciones de benefactores, mecenas o patrocinadores (por las que los donantes reciben un reconocimiento especial a cambio de contribuir con cantidades superiores a las que costaría una mesa o un asiento básico).
- Venta de comida y bebida en el evento
- Venta de bienes y servicios
- Venta de publicidad (en programas impresos, pancartas, carteles, etc.)
- Comprar una oportunidad (boleto de rifa, premios de entrada, etc.).
Cómo registrar todos los gastos
Los eventos generan gastos de diversas maneras.
Una forma estupenda de ahorrar dinero es intentar que las empresas locales donen el mayor número posible de los artículos que se indican a continuación a cambio de un listado de patrocinadores en el programa y una mención en el acto:
- Edificio/instalaciones/ubicación (alquiler de espacio, permisos de uso del lugar, personal de seguridad, aseos portátiles, carpas, costes de limpieza, etc.)
- Publicidad y promoción (carteles, invitaciones, gastos de publicidad, franqueo, desarrollo del sitio web, etc.)
- Producción (equipos de iluminación y sonido, mano de obra técnica, directores de escena, DJs, MCs, subastadores, etc.)
- Viajes y dietas (habitaciones de hotel, limusinas, etc., para los famosos que vayan a hacer acto de presencia).
- Seguro (de responsabilidad civil en caso de que alguien resulte herido por negligencia de su organización, o seguro de transporte para proteger los bienes valiosos donados).
- Alimentos y bebidas (incluidos los permisos para la venta y el servicio de alcohol, en caso necesario)
- Decoración (flores, premios, carpas, placas identificativas, carteles, pancartas, camisetas, etc.)
- Gastos de oficina (redacción de cartas, gestión de listas de correo, creación y distribución de comunicados de prensa, franqueo, etc.)
- Gastos de personal (voluntarios, etc.)
A pesar de su cuidadosa planificación, algunos gastos pueden aparecer inesperadamente y hacer que supere su presupuesto.
Si tiene previsto servir comida en su evento, tenga en cuenta estos consejos para evitar cargos sorpresa:
- Confirme si todos los gastos de servicio y preparación están incluidos en el presupuesto del catering.
- Si necesitas añadir comidas en el último momento, determina lo que cobra tu servicio de catering.
- Si no te comes las comidas que has pedido, lo más probable es que tengas que seguir pagándolas. Pero comprueba si hay alguna salida (bebidas sin abrir, etc.).
- Si no consume parte del vino que ha comprado, pregunte si la tienda se lo recomprará.
- Si el vino ha sido donado para su evento, servirlo puede no ser totalmente gratuito. Averigua si el servicio de catering cobra derechos de descorche por abrirlo y servirlo.
Los gastos no relacionados con la alimentación también pueden sorprenderte.
Asegúrate de hacerlo:
- Confirme si debe o no pagar los gastos de envío de los artículos donados a su evento.
- Pregunte si los gastos de impresión incluyen impuestos o gastos de envío.
Cómo tratar a famosos y personalidades
Su subasta depende en gran medida de las donaciones de famosos.
Recuerda tratarlos bien para que te sientas cómodo pidiéndoles que vuelvan a donar artículos.
Esto no sólo incluye el envío de agradecimientos, sino que, si además va a contar con un famoso como subastador, orador invitado o animador, aquí tiene otras cosas que debe tener en cuenta:
- Que les esperen flores en la habitación del hotel.
- Averigüe de antemano qué alimentos o bebidas les gusta tomar entre bastidores en los camerinos.
- Planifica un lugar para escapar de la multitud si quieren descansar y tener intimidad.
- Vuelve a comprobar con ellos tu equipo de sonido e iluminación para asegurarte de que se presenta de forma óptima, de modo que el famoso se sienta cómodo.
- Si su invitado de honor es una persona mayor o tiene alguna discapacidad, compruebe que el hotel, el restaurante o el lugar del evento sean totalmente accesibles y que funcionen todos los ascensores y demás ayudas necesarias.
Una vez más, muchos de los artículos mencionados, como flores, comida, bebidas, etc., pueden ser donados por una empresa local.
Asegúrese de que el propietario sabe que el famoso (mencionado por su nombre) verá o utilizará su producto.
Cómo elegir fecha y lugar
Compruebe en su comunidad que no tiene previsto celebrar la subasta de autógrafos de famosos en la misma fecha que otra organización sin ánimo de lucro.
Competir por la misma audiencia en la misma fecha -o incluso en fechas próximas- perjudica los resultados de ambas organizaciones.
Evite también las fechas cercanas a las vacaciones, ya que la mayoría de la gente estará fuera de la ciudad o demasiado ocupada para asistir.
Ejemplos de subastas de autógrafos de famosos en directo y en silencio
Aunque los acontecimientos varían mucho en tamaño y complejidad, le recomendamos que trabaje con un calendario de seis meses.
A continuación se expone un ejemplo de programa para una subasta de autógrafos de famosos:
12-14 semanas antes de la subasta
- Reunir el comité y los copresidentes
- Encontrar y confirmar el lugar del acto (o antes si es posible)
- Asignar responsabilidades a los subcomités en las siguientes áreas: obtención de artículos para la subasta, operaciones de la subasta, comida y refrescos, invitaciones y promociones.
10-12 semanas antes de la subasta:
- Enviar cartas a los famosos solicitando artículos autografiados para la subasta.
8-10 semanas antes de la subasta:
- Redactar y diseñar la invitación a la subasta
- Hacer llamadas de seguimiento para los artículos de la subasta
- Servicios seguros de un subastador
- Solicitar donaciones de alimentos y refrescos y reunirse con el servicio de catering.
- Empezar a confeccionar la lista de invitados
6-8 semanas antes de la subasta:
- Empezar a redactar el programa de la subasta (asignar los artículos más pequeños para la subasta silenciosa y los más grandes para la subasta en vivo, normalmente no más de 10 a 12 artículos por subasta en vivo).
- Enviar las invitaciones a la imprenta
- Reclutar voluntarios para las siguientes tareas: registrar a los invitados la noche de la subasta, colocar las mesas de la subasta, decorar y disponer los artículos de la subasta, actuar como grandes observadores para la subasta en directo, preparar la comida si no hay servicio de catering, recibir los pagos después de la subasta, limpiar después del evento.
4-5 semanas antes de la subasta:
- Reclutar voluntarios para dirigir y enviar las invitaciones
- Finalice el programa de la subasta para incluirlo en la invitación
- Enviar comunicados de prensa a los medios locales
3-4 semanas antes de la subasta:
- Dirección y envío de invitaciones con el programa
- Haga llamadas de seguimiento a posibles donantes de comida y vino si los está buscando
- Recorrer el lugar de la subasta y discutir cualquier requisito especial o problema potencial
1-2 semanas antes de la subasta:
- Prepare las tarjetas de los licitadores (asigne a cada invitado un número para registrar las pujas)
- Preparar las hojas de pujas de la subasta silenciosa (asignar una puja mínima para cada artículo).
- Confirmar subastador
- Confirmar los voluntarios que trabajarán el día del acontecimiento
Una semana antes de la subasta:
- Visita al lugar de celebración para ultimar la decoración
- Comprar adornos
- Crear listas de asistencia para la mesa de registro
- Organizar la entrega de los artículos de la subasta
Día del evento:
- Decorar el local
- Preparar las mesas de subasta con los artículos de la subasta silenciosa y las hojas de pujas.
- Montaje de mesas de refrescos/bebidas
- Instalar mesas de facturación
- Asegúrese de que los voluntarios están en sus puestos y comprenden las tareas asignadas
Lista de control final y consejos
- Pide al subastador o al maestro de ceremonias que animen a pujar por los artículos de la subasta silenciosa.
- Fije una hora fija para el cierre de las pujas de la subasta silenciosa y anuncie el tiempo restante en intervalos de 5 minutos.
- Esté preparado al final de la subasta para los compradores que quieran pagar y recibir sus artículos al mismo tiempo.
Puede que pienses que nadie te va a aguar la fiesta, pero de todos modos querrás tener planes de emergencia.
¿Y si el artista se pone enfermo, una tormenta de nieve corta las carreteras o los permisos no se aprueban a tiempo?
Tendrá que trasladar, sustituir, reprogramar o cancelar su programa rápidamente.
Cuanto más rápido pueda comunicar cualquier cambio, mejor se sentirán sus electores a la hora de adherirse a usted y a su causa.
Cómo hacer una invitación memorable
Haga de su invitación algo que sus invitados potenciales abran y recuerden.
Dirigir el sobre a mano y utilizar sellos de verdad en lugar de un contador o un franqueo impreso le da un aspecto más personal.
Una frase interesante, un logotipo o una personalización en el exterior aumentan las posibilidades de que se abra.
La impresión a todo color en el sobre exterior puede llamar la atención de sus invitados si puede permitirse el aumento del coste.
¿Qué es lo primero que ven los destinatarios al abrir la invitación?
La mayoría de las invitaciones constan de un pliegue exterior, una tarjeta de respuesta y un sobre de respuesta.
¿Quieres más atención?
¿Y si al abrir el sobre se cae algo de confeti o purpurina?
Si el número de invitados es reducido, enrolle la invitación en un pequeño tubo de correo o incluso envíela en una caja como si fuera un regalo que hay que abrir.
Asegúrese de que el destinatario de su invitación pueda ver fácilmente quién la extiende, a qué hora es el acto, dónde y cuándo se celebra, cuánto cuesta y cómo confirmar su asistencia.
Imprima la dirección a la que deben responder sus invitados en algún lugar de la tarjeta de respuesta, aunque también esté impresa en el sobre de respuesta.
A veces, las piezas de la invitación se separan.
Quiere que su invitado sepa dónde enviar su respuesta fácilmente.
Cómo empaquetar sus artículos autografiados
Cuando llegue el momento de la subasta de autógrafos de famosos, empaquete bien los artículos para conseguir el máximo efecto.
Por ejemplo, cubra la mesa de exposición con un mantel de colores, espolvoree confeti sobre ella y coloque los artículos de modo que puedan verse fácilmente.
Coloca los artículos en una cesta de regalo envuelta en papel de celofán, enmarca las fotos autografiadas en bonitos marcos (asegúrate de ponerlos sobre la mesa) y empaqueta varios artículos juntos (por ejemplo, una foto autografiada con otros recuerdos de la misma celebridad).
Join 200,000+ Businesses, Fans, Authors & Nonprofits Served.
Pregunte a AI sobre Contactar con cualquier famoso:
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